A conciliação de frete é um assunto de grande importância para quem trabalha com logística e não deve ser deixada de lado. Isso porque uma falha nesse processo pode significar uma grande perda para a empresa no fim do mês e, por isso, é importante que os processos estejam alinhados e em dia.
Também conhecido como auditoria de frete, o processo de conciliação tem por objetivo identificar, em tempo hábil, eventuais falhas, atrasos e outros problemas que podem surgir no dia a dia e durante o processo de transporte de cargas.
Por conta disso, os gestores devem ter uma atenção redobrada quanto a esse processo, visto que, uma vez bem feito, ele pode ajudar a empresa a economizar dinheiro ao evitar problemas como atrasos, multas e divergências nas faturas emitidas.
Se você quer saber mais sobre a conciliação de frete, fique conosco até o final deste texto, pois explicaremos, com detalhes, tudo o que é mais importante sobre o assunto.
O que é Conciliação de Frete?
A conciliação de frete nada mais é do que um processo de auditoria, que deve ser realizado preferencialmente em todas as etapas da operação logística.
Aqui, a ideia é verificar se todas as regras, processos e valores têm sido respeitados pelas partes envolvidas no processo logístico, bem como identificar eventuais problemas que podem acabar gerando prejuízos no curto, médio e longo prazos.
Um dos principais focos da conciliação de frete são os valores cobrados pelo transporte.
Nesse sentido, as faturas emitidas pelas transportadoras são conferidas, de modo a detectar eventuais divergências, duplicidades, erros de cobrança e, até mesmo, se o serviço foi efetivamente prestado.
Ao fazer essa auditoria, as empresas conseguem evitar que eventuais erros possam acabar se acumulando, mesmo que pequenos, e se transformando em uma verdadeira “bola de neve”.
Com isso, a ideia é evitar que esses problemas não passem desapercebidos e possam acabar gerando um grande rombo no caixa da empresa no futuro.
Hoje em dia já existem sistemas de gestão de frotas que são dotados de mecanismos para fazer essa conciliação de frete e, assim, garantir um controle mais apurado e eficiente das operações envolvidas.
Esses sistemas em ERP podem ter essa funcionalidade de auditoria de forma nativa ou em módulos, que podem ser adquiridos separadamente.
A ideia é que esse procedimento de auditoria e controle possa ser realizado, de preferência, diariamente dentro da empresa, pois, assim, se consegue evitar problemas quase que em tempo real.
Já em casos específicos, devido à demanda de trabalho, é possível fazer esse processo uma vez por mês ou a cada trimestre.
Motivos para realizar a Conciliação de Frete
Como você já viu até aqui, um dos principais benefícios da conciliação de frete é garantir a redução de erros no processo logístico, o que pode ajudar a empresa a minimizar prejuízos e a aumentar seus lucros.
No entanto, esse não é o único motivo para se fazer o controle de frete, visto que existem várias outras boas razões para adotar esse processo dentro de uma empresa que atua no ramo logístico.
Dentre esses motivos, podemos citar três como os mais importantes, que são:
- O controle das finanças
- O aprimoramento da gestão
- A otimização das entregas
Ao identificar problemas que podem resultar em perdas e saná-los, a empresa acaba garantindo o seu lucro e, consequentemente, tem um resultado melhor ao final do mês.
O aprimoramento da gestão se dá na medida em que as auditorias permitem gerar vários dados importantes para o sucesso da empresa. Dentre os quais se destacam o fluxo de caixa, os serviços prestados e o custo total da operação. Tudo isso acaba auxiliando na formação da tabela de preços de frete.
Por fim, a auditoria de frete também permite otimizar as entregas na medida em que reduz a quantidade de erros que podem ocorrer no processo, o que também acaba por gerar economia para a empresa e um aumento na satisfação dos clientes.
Como fazer Conciliação de Frete?
Uma dúvida muito comum é como fazer a conciliação de frete. Apesar de existirem sistemas especializados nesse tipo de atividades, é importante conhecer o processo para garantir que ele está sendo feito da maneira mais otimizada o possível.
1. Ter o Conhecimento de Transporte Eletrônico em mão
Assim, o primeiro passo para se fazer uma auditoria de frete consiste em analisar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), que é um documento emitido por todas as empresas que trabalham com frete e, regra geral, é emitido digitalmente e armazenado em sistemas próprios.
Nessa análise, a pessoa responsável pela auditoria deve verificar primeiramente se o valor negociado com a transportadora foi, de fato, o cobrado no CTe. Caso existam divergências, é preciso entrar em contato urgentemente com a transportadora, pois existem prazos para se cancelar um CTe emitido com erro.
Se você não sabe como realizar a conferência, não tem problema. A gente mostrou aqui, passo a passo, como calcular o frete para realizar sua auditoria.
O próximo passo é conferir as faturas para verificar a existência de algum erro. Caso existam divergências aqui, pode ser um pouco mais complicado de resolver esse problema, pois as alterações na fatura podem depender de interação com outras áreas da empresa, como a controladoria e as áreas que trabalham com fiscalização e tributação.
Aqui também é importante destacarmos alguns dos tipos mais comuns de erros que podem ser identificados na auditoria de frete, que são:
- Valores de cotação errados em relação ao preço;
- Cálculo feito fora da tabela de frete negociada com o cliente;
- A presença de serviços cobrados, mas não executados; e
- Possíveis duplicidades em cobranças dentro da fatura.
Assim, a principal dica que podemos deixar quando o objetivo é impedir que erros como esses acabem prejudicando a sua empresa é investir na conciliação de frete e em sistemas que permitam esse acompanhamento – como é o caso do Target da Frete Barato. Dessa forma, é possível evitar que esses erros se acumulem e acabem se tornando incorrigíveis.
Algumas das melhores maneiras de se fazer isso é investindo em tecnologia e em sistemas de ERP capazes de fazer a coleta e a análise de dados. Também é importante conferir periodicamente esses dados para verificar se há alguma informação equivocada.
Caso existam divergências ou irregularidades nos dados analisados, a transportadora deve ser informada imediatamente para que, assim, possam ser negociados descontos caso ocorram problemas como atrasos ou extravios nas entregas.
E você, conseguiu perceber o quão importante é a conciliação de frete para o sucesso de sua empresa? Por fim, te convidamos a continuar navegando por nosso site para encontrar outros conteúdos que irão melhorar seus processos logísticos.
